CONTRATO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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En la actualidad, entre ambas partes existe una relación contractual, derivada del contrato de servicio firmado por ambas partes o de la ejecución del piloto, por la cual Smowltech como encargado del tratamiento presta al Cliente como responsable de tratamiento los servicios descritos tanto en el formulario de contratación como en las condiciones generales de contratación y licencia de uso del que el presente contrato de encargado de tratamiento es anexo. Debido a la naturaleza de los servicios, el encargado del tratamiento accederá y tratará los datos de carácter personal titularidad del responsable de tratamiento.

Que, en virtud de lo expuesto, y en cumplimiento del artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales así como del artículo 28 del Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (en adelante RGPD) en vigor en el 2018 ambas partes convienen en el acceso y tratamiento de los datos de carácter personal a efectuar por ENCARGADO DEL TRATAMIENTO para la prestación del tratamiento de acuerdo con las siguientes ESTIPULACIONES.

PRIMERA.- Objeto del encargo del tratamiento

Mediante las presentes cláusulas se habilita a ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, para tratar por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio determinado en el contrato del cuál este es anexo, dependiendo del servicio contratado:

• SMOWL Class
• SMOWL +
• SMOWL PRO

Para ello el ENCARGADO realizará los siguientes tratamientos de datos de carácter personal:

• recoger: captura de datos desde los interesados (monitorización de los exámenes).
• registrar: incorporar los datos a un sistema de información (almacenar los datos dentro de los sistemas del ENCARGADO).
• conservar: almacenar los datos durante el periodo de retención definido por el RESPONSABLE.
• consultar: poder los datos a disposición del RESPONSABLE para su consulta (revisión de resultados).
• cotejar: analizar los datos para extraer información para el cliente (análisis de las evidencias recopiladas para entregar valor al cliente).
• suprimir: eliminar los datos pasado el periodo de retención.

SEGUNDA.- Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, pone a disposición del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, la información que se describe a continuación según el servicio contratado:

• Datos seudoanomizados
• Bloqueo del navegador
• Detección de eventos por parte del alumno para intentar salir de la actividad monitorizada.
• Supervisión del ordenador
• Detección de la actividad del alumno en su equipo mientras realiza la actividad monitorizada como por ejemplo los programas en uso, capturas de pantalla, detección de navegación web o uso de comandos.
• Supervisión por webcam:
• Captura de imágenes y análisis por medio de tecnología biométrica.
• Monitorización del audio
• Grabación del audio del usuario.
• Supervisión 360
• Captura de imágenes por medio de una segunda cámara (sin análisis biométrico).

Las categorías de interesados cuyos datos podrán ser tratados por el ENCARGADO en virtud de este contrato son las siguientes:

• Alumnos/as

TERCERA.- Duración

El presente contrato tendrá la misma duración que el contrato de prestación de servicios recogido en el expositivo primero del que resulta accesorio. El presente contrato se regirá por la legislación de carácter mercantil española, en cuanto a la prestación del servicio, y por la de protección de datos en cuanto a los términos y condiciones en que ha de producirse el tratamiento.

CUARTA.- Obligaciones del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y todo su personal se obliga a:

• Utilizar los datos personales objeto de tratamiento sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos a los que tiene acceso para fines propios.
• Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Si el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO considera que alguna de las instrucciones incumple el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.
• No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, en los supuestos legalmente admisibles. El ENCARGADO puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento de RESPONSABLE, de acuerdo con las instrucciones que se le proporcionen. En este caso, el RESPONSABLE identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación. Si el ENCARGADO debiera transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informaría al RESPONSABLE de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
• No subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado (servicios de alojamiento de servidores). En el caso de que el ENCARGADO tuviera que subcontratar todos o algunos de los servicios contratados por el RESPONSABLE, se compromete, a comunicarlo por escrito previamente al RESPONSABLE, para que lo autorice de forma expresa y por escri-to, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto, actividades de tratamiento subcontratadas y datos personales tratados.
• En todo caso, cuando el ENCARGADO recurra a otro encargado del tratamiento para llevar a cabo estas actividades de tratamiento de datos por cuenta del RESPONSABLE, se impondrán mediante contrato a ese otro encargado del tratamiento las mismas obligaciones que impone al ENCARGADO el presente documento y, en particular, la prestación de garantías suficientes de que aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas, de manera que el tratamiento se conforme con la normativa aplicable. No obstante, si ese otro encargado del tratamiento incumple sus obligaciones, el ENCARGADO será plenamente responsable frente a EL RESPONSABLE por dicho incumplimiento.
• Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
• El ENCARGADO se compromete a garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
• El ENCARGADO se compromete a mantener a disposición del RESPONSABLE la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
• El ENCARGADO se compromete a garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
• El ENCARGADO se compromete a colaborar con el RESPONSABLE en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos y en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
• El ENCARGADO ha designado un delegado de protección de datos pudiéndose poner en contacto a través del email dpo@smowltech.com o en la dirección postal de Smowltech.
• El ENCARGADO se compromete a llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por encargo del RESPONSABLE, que contenga:
1. El nombre y los datos de contacto del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO por cuenta del cual actúe el ENCARGADO y, en su caso, del representante del Responsable y del Delegado de Protección de Datos.
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable o encargado.
3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
1. La seudoanimización y el cifrado de datos personales.
2. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
3. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
4. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
• Asistir al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en la respuesta al ejercicio de derechos: Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, éste debe comunicarlo por correo electrónico. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
• Derecho de información. Corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO facilitar el derecho de información a los/as interesados/as en el momento de la recogida de los datos, así como obtener o contar con la legitimación necesaria para el tratamiento de datos personales.
• Notificación de violaciones de la seguridad de los datos: El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO notificará al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, sin dilación indebida, en el plazo máximo de 24 horas desde su detección, y a través de la dirección de correo electrónico estipulada a tal efecto, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
• Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
• Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
• Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos. Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
• Corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO comunicar las violaciones o brechas de seguridad de los datos a la Agencia Española de Protección de Datos y a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
• Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
• Adoptar las medidas de seguridad necesarias, tanto físicas como lógicas, y tanto de índole técnica como organizativa, para el tratamiento y custodia de los datos que traten y a los que el ENCARGADO tiene acceso. A estos efectos de acuerdo con el art. 32 RGPD, está obligado a adoptar, en todo caso y como mínimo, las medidas que fueren necesarias, de conformidad con el estado de la tecnología, y los riesgos a que estén expuestos, para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, evitando en la medida de lo posible la destrucción, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos. En todo caso se compromete a implantar mecanismos para:
1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
4. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
• Devolver al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, en su caso, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

QUINTA.- Obligaciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

• Entregar/permitir el acceso al encargado los datos a los que se refiere la cláusula de este documento.
• Realizar, en su caso, una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
• Obtener las legitimaciones correspondientes e informar a los afectados en materia de protección de datos personales.
• Realizar las consultas previas que corresponda.
• Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
• Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

SEXTA.- INDEMNIDAD

Ambas partes se obligan a mantener indemne a la otra parte frente a cualquier daño y perjuicio de cualquier naturaleza que pudiera sufrir por el incumplimiento por parte de una de las partes y sus empleados o colaboradores, de lo dispuesto en el presente acuerdo y en la legislación vigente en materia de protección de datos personales, así como por cualquier reclamación que pueda ser interpuesta contra una de las partes por el citado incumplimiento de otra de las partes y acepta pagar el importe al que, en concepto de sanción, multa, indemnización, daños, perjuicios e intereses pueda ser condenada una de las partes, incluyendo honorarios de abogados, con motivo del citado incumplimiento.

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